Крупные финансовые организации ежедневно обрабатывают большое количество финансовых документов по расчетам c кредиторами, обработке заказов, командировочным расходам, зарплате и т.п. В процедуры их обработки, как правило, вовлечены сотрудники различных подразделений, а сами эти процедуры, различные для каждого типа документа, состоят из большого количества этапов и требуют составления и согласования множества различных документов и форм. Объемы документооборота стремительно растут по мере расширения бизнеса, что увеличивает нагрузку на персонал, занятый обработкой документов. Это вынуждает организации постоянно увеличивать штат персонала и, соответственно, увеличивать расходы на обработку финансовых документов. При этом каждая остановка для расследования ошибок, проверки поступления платежа или изучения несогласованной затраты нарушает ритм бизнес-процесса и приводит к дополнительному увеличению расходов на операцию.

В связи с большим объемом документооборота каждый сотрудник специализируется, как правило, на отдельной операции, обладая уникальными знаниями для ее выполнения. Эти знания неизбежно утрачиваются в случае его увольнения, даже несмотря на наличие бумажной документации с инструкциями по выполнению операций, что приводит к повышению затрат на обучение новых сотрудников.

Поскольку цена ошибок в финансовых операциях высока, руководители организаций пришли к осознанию необходимости автоматизации бизнес-процессов, связанных с их финансовой деятельностью. Ряд крупных компаний, которые произвели такую автоматизацию, значительно увеличили число обрабатываемых каждым сотрудником документов, добившись повышения производительности труда более чем на 250%. При этом они консолидировали выполняемые операции в центрах обработки, использовали четко описанные процедуры для сокращения обработки исключительных ситуаций и исключили бумажный документооборот.

Крупнейшие мировые корпорации строят решения по автоматизации финансового документооборота на платформе Documentum, обеспечивающей полный функционал управления любыми видами электронных документов и автоматизации бизнес-процессов, связанных с их обработкой. Возможности Documentum позволяют обеспечить надежное хранение в распределенных хранилищах неограниченного объема всех электронных документов, используемых при выполнении бизнес-процессов, обеспечить их регистрацию, учет, индексацию, доступ к ним на основе многоуровневой системы прав доступа, а также возможность полномасштабного поиска; установить связь между документами и операциями бизнес-процессов, управлять правилами их прохождения и доставкой исполнителям в установленные сроки, а также контролировать выполнение бизнес-процессов. Решение на платформе Documentum специалистов компании Тауэр способно удовлетворить потребности каждого пользователя и расти по мере усложнения целей и задач, которые ставит перед собой финансовая организация.