Управление всей скопившейся в учреждениях, ведомствах, министерствах и других органах государственной власти информацией на сегодняшний момент является одной из самых животрепещущих и насущных задач государственного сектора. В сложившейся ситуации органам государственной власти важно получить контроль над большими объемами информации, независимо от того, в каком формате и виде она представлена и для каких целей и аудиторий предназначена. Государственная деятельность считается одной из самых жестко регламентируемых сфер человеческой деятельности. В связи с этим специфической особенностью управления информационными активами органов государственной власти является наличие соответствующих нормативных документов и стандартов.

Требованиям, предъявляемым органами государственной власти, к системам управления документами, соответствуют решения класса Enterprise Content Management. Documentum на сегодняшний момент является лидером среди поставщиков промышленных платформ, на которых строятся решения подобного класса и масштаба.

Специалисты компании Тауэр при построении подобных решений реализуют следующие ключевые преимущества Documentum:

• эффективное хранение, модификация и обмен информацией с другими учреждениями и организациями;
• высокая безопасность: защита информации от несанкционированного доступа;
• возможность публикации информации на веб-сайтах, порталах и гарантия того, чтобы она была надлежащим образом согласована и утверждена;
• полное соответствие установленным правилам и стандартам в области управления информацией;
• аудит действий пользователей и ведение контрольного журнала всех операций: всегда известно, кому, когда и где доступна та или иная информация

Технология обработки документов

Для предметного описания возможностей системы документационного обеспечения управления рассмотрим технологию обработки документов, принятую в ГУ-ВШЭ. Опишем технологические процедуры обработки всех наиболее значимых документопотоков Управления делами и Секретариата ректора, связанных с документационным обеспечением управления и автоматизацию процедур формирования и использования электронного архива, организационных и распорядительных документов организации, поскольку они предельно конкретно демонстрируют возможности системы. Необходимо подчеркнуть, что предлагаемый вариант технологии обработки документов является только одним из способов, и возможно значительное изменение предлагаемых настроек без дополнительного программирования при помощи использования технологии быстрой разработки регистрационных карточек, созданной специалистами компании Тауэр.

Обработка входящих документов. В этой типовой технологии документопоток входящих документов изначально делится на две составляющие. Часть поступающей корреспонденции имеет информационный характер и не подлежит регистрации, например, периодические издания. Такая корреспонденция учитывается по упрощенной процедуре и рассылается адресатам. Вся остальная корреспонденция автоматизировано регистрируется, после чего сортируется в соответствии с направлением их деятельности.

Подготовка и издание приказов и распоряжений. В этой типовой технологии принимается, что все проекты документов, разрабатываемые структурными подразделениями, и требующие согласования с другими подразделениями, подлежат учету. Каждому проекту заводится регистрационная карточка, что позволяет усовершенствовать процедуры обращения к данному проекту и сократить сроки его обработки на этапе согласования.

Рис. 1 Карточка приказа, распоряжения

Обработка протоколов заседаний. Учет и контроль хода исполнения поручений руководства. Для полного решения задач документационного обеспечения управления система должна обрабатывать как внутренние организационно-распорядительные документы, так и внутренние документы, имеющие информационно-справочный характер. При этом речь идет как о документах за подписью руководителя организации или его заместителей, так и о внутренних документах за подписью руководителей самостоятельных подразделений. Для контроля исполнения поручений руководства в системе реализована технология обработки документов за подписью руководителя организации или его заместителей, а также документов за подписью руководителей самостоятельных структурных подразделений.

Рис 2. Карточка протокола

Функционал системы

Для полноценного решения этих задач система обеспечивает выполнение нижеследующих функций.

Создание документов. Система позволяет создавать документы всеми возможными в современных организациях способами. Она интегрирована с традиционными офисными приложениями, что позволяет разрабатывать и оформлять документы привычным для пользователя способом в офисных приложениях, вызванных из системы. Другим вариантом является импорт в систему документов, созданных в офисных приложениях или полученных в результате сканирования. Кроме того, поддерживается создание документов на основе шаблонов с использованием офисных приложений, для чего разработан унифицированный набор шаблонов.

Регистрация документов. Регистрация документов является базовой задачей системы. Регистрационная карточка документа заполняется на каждый регистрируемый документ. В зависимости от типа документа карточка имеет разный набор закладок и полей. Каждому документу (входящий, приказ/распоряжение, протокол, поручение) соответствует свой тип регистрационной карточки.

Система поддерживает централизованную регистрацию входящих документов и приказов/распоряжений в специальной централизованной службе. При этом автоматически, по заданным алгоритмам, формируются регистрационные номера документов, содержащие не только порядковый номер документа, но и другие составляющие, например, индекс подразделения, разрабатывавшего документ, а также индекс дела в соответствии с номенклатурой. Поддерживается нумерация для протоколов и поручений. Кроме того, возможен ручной ввод учетной информации о документах.

Маршрутизация документов. В системе возможна реализация развитой системы маршрутизации документов. Кроме того, к маршрутизации документов обычно относят функции передачи информации о них по структурным подразделениям организации. Система выполняет следующие функции, относящиеся к маршрутизации документов:

При пересылке документа между пользователями система осуществляет перемещение ссылок на документ между очередями обработки документов, тогда как сам документ и его регистрационная карточка физически не перемещаются.

Контроль исполнения. Контроль исполнения и учет данных о ходе и результатах исполнения документов - это важнейший элемент любой системы делопроизводства. В системе поддерживается два уровня контроля: централизованный и децентрализованный. Постановке на централизованный контроль подлежат документы, требующие предоставления отчета о ходе и результатах исполнения руководителям организации. Постановке на децентрализованный контроль подлежат документы, отчет об исполнении которых предоставляется руководителю структурного подразделения.

Системой учитываются резолюции и поручения, выдаваемые руководителями разных уровней управленческой иерархии организации, а также данные о ходе и результатах их исполнения. Вся информация об исполнении документов, стоящих на контроле, предоставляется контролеру централизованной службы контроля, а также помощнику руководителя, выдавшего резолюцию или поручение.

Система автоматически отслеживает сроки исполнения и своевременно рассылает сообщения об их приближении, наступлении или превышении всем заинтересованным участникам процесса обработки документов (рассылка уведомлений). Кроме того, система автоматически формирует списки контролируемых документов в соответствии с заданными условиями (документы с превышенным сроком исполнения, предупредительный контроль).

Согласование проектов документов. Ведение проектов документов, рождающихся внутри организации - важная задача делопроизводства. В системе ведется отдельный учет проектов документов и учет замечаний по ходу согласования проектов.

Система автоматически отслеживает сроки согласования документов и рассылает сообщения об их приближении, наступлении или завершении всем заинтересованным участникам процесса согласования. Если срок согласования превышен, а работа с документом не завершена, существует возможность направления уведомления о срыве срока согласования по электронной почте руководителю подразделения или руководителю организации.

Организация защищенного электронного архива и хранение документов. Система Documentum обеспечивает хранение учетной информации об электронных документах, самих документов, а также хранение версий проектов документов, возникающих в процессе их согласования. При этом доступ к сформированному таким образом электронному архиву регулируется строго на основе прав доступа к информации.

Организация поиска. К задаче создания электронного архива документов и учетной информации о них примыкает и задача поиска информации. Система обеспечивает поиск как по реквизитам регистрационных карточек документов, так и полнотекстовый поиск необходимой информации в базе документов.